5W2H

O método “5W2H” tem as suas origens no Japão, na década de 50. Foi desenvolvido no âmbito dos esforços para melhorar a eficiência e a gestão nas empresas japonesas, especialmente no contexto da indústria automóvel.
A metodologia foi criada por Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, que analisaram e procuraram melhorar o modelo de produção em massa do fordismo.
O “5W2H” é uma ferramenta de planeamento que ajuda a esclarecer e organizar ações através de sete perguntas-chave: What (O que será feito?), Why (Por que será feito?), Where (Onde será feito?), When (Quando será feito?), Who (Por quem será feito?), How (Como será feito?) e How much (Quanto custará?)

5W2H – Âmbito

A metodologia “5W2H pode ser aplicado em diversos contextos, desde o planeamento estratégico de uma empresa até à organização de projetos menores e atividades diárias. Ela é útil em qualquer situação que exija um plano de ação bem definido.

• Gestão de Projetos: ajuda a definir claramente as etapas, as responsabilidades e os prazos de um projeto, garantindo que todos os envolvidos sabem exatamente o que é necessário fazer.

• Gestão de Risco: permite identificar e mitigar potenciais riscos ao planear ações preventivas e corretivas.

• Gestão Orçamental: facilita o planeamento financeiro ao detalhar custos e recursos necessários para a execução de um projeto.

• Elaboração de Planos de Negócio: auxilia na criação de planos de negócio detalhados, abordando todos os aspetos necessários para o sucesso da empresa.

• Planeamento Estratégico: utilizado para desenvolver estratégias empresariais, garantindo que todas as ações estão alinhadas com os objetivos da organização.

5W2H – Estrutura

• What (O que será feito?): define a atividade ou tarefa específica que precisa ser realizada.

• Why (Por que será feito?): explica a razão ou o objetivo por trás da atividade.

• Where (Onde será feito?): indica o local onde a atividade será realizada.

• When (Quando será feito?): estabelece o prazo ou a data de conclusão da atividade.

• Who (Por quem será feito?): identifica a pessoa ou equipe responsável pela execução da atividade.

• How (Como será feito?): descreve o método ou processo que será utilizado para realizar a atividade.

• How much (Quanto vai custar?): estima os custos envolvidos na realização da atividade.

5W2H – Desafios

• Superficialidade nas Respostas: por vezes, as respostas às questões do 5W2H podem ser superficiais, não abordando profundamente as causas ou os detalhes necessários para uma implementação eficaz.

• Resistência à Mudança: implementar novas metodologias pode encontrar resistência por parte da equipa, especialmente se não existir uma cultura de planeamento estruturado.

• Detalhe Insuficiente: a simplicidade do 5W2H pode levar a um planeamento insuficiente, onde os detalhes importantes são negligenciados.

• Foco Excessivo nos Procedimentos: pode haver uma tendência para se focar demasiado nos procedimentos e menos nos resultados e impactos reais das ações planeadas.

• Atualização e Revisão: manter o plano atualizado e revê-lo regularmente pode ser um desafio, especialmente em ambientes dinâmicos onde as condições mudam rapidamente.

• Integração com Outras Ferramentas: integrar o 5W2H com outras ferramentas e metodologias de gestão pode ser complicado, exigindo um bom entendimento de como estas se podem complementar mutuamente.

5W2H – Boas Práticas

• Definição Clara dos Objetivos: é essencial começar por definir claramente o objetivo do projeto ou tarefa. Isto ajuda a manter o foco e a direção durante todo o processo.

• Respostas Detalhadas: responder às perguntas do 5W2H, com o maior detalhe possível. Isto garante que todos os aspetos importantes são considerados e são evitadas ambiguidades.

• Documentação Organizada: manter todas as respostas e planos documentados de forma clara e acessível. Isto facilita a consulta e o acompanhamento do progresso.

• Revisão Regular: rever regularmente o plano 5W2H para garantir que se mantém relevante e atualizado. Podem ser necessários ajustes à medida que o projeto avança e surgem novas informações.

• Comunicação Eficaz: pugnar para que todos os envolvidos no projeto compreendem e estejam alinhados com o plano 5W2H. A comunicação clara e contínua é crucial para o sucesso.

• Monitorização e Avaliação: estabelecer métricas para monitorizar o progresso e avaliar os resultados. Isto ajuda a identificar áreas de melhoria e a garantir que os objetivos estão a ser atingidos.

• Flexibilidade: criar condições para ajustar o plano conforme necessário. A flexibilidade é importante para lidar com imprevistos e alterações no ambiente do projeto.

5W2H – Objtivos

• Clareza e Organização: fornecer uma visão clara e organizada das atividades, responsabilidades e prazos, facilitando a execução e o acompanhamento.

• Redução de Incertezas: eliminar dúvidas e incertezas ao definir detalhadamente cada aspeto do plano de ação.

• Aumento da Produtividade: melhorar a eficiência e a produtividade ao garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que precisa ser feito e como.

• Facilitação da Tomada de Decisão: auxiliar na tomada de decisões ao fornecer uma estrutura clara e lógica para o planeamento e a execução de atividades.