UFC – Gestão de Compras

Uma gestão eficaz dos recursos começa na forma como são feitas as requisições internas e termina na conclusão do processo de compra. O ProboolIM^® disponibiliza ferramentas completamente integradas que asseguram rastreabilidade, agilidade e controlo rigoroso de cada etapa — promovendo uma cultura de eficiência, transparência e responsabilização nas empresas industriais.

1. Gestão de Requisições Internas

A organização e o controlo das requisições internas são fundamentais para garantir um consumo eficiente de recursos, evitar duplicações de pedidos e assegurar a rastreabilidade dos consumos por área, projeto ou finalidade. O ProboolIM^® disponibiliza uma plataforma intuitiva e flexível para a gestão de requisições internas, promovendo transparência e eficiência.

Visualização de requisições já efetuadas por outros colaboradores, evitando duplicações e promovendo a partilha de informação;

Alocação direta a centros de custo ou entidades internas, como encomendas, projetos, clientes, departamentos ou ordens de produção;

Consulta de necessidades anteriores, verificando se o artigo ou serviço já se encontra em aquisição ou utilização;

Gestão de artigos e requisições favoritas, agilizando pedidos recorrentes;

Validação hierárquica de requisições, com diferentes níveis de aprovação ajustáveis por tipo, valor ou área de origem.

Estas funcionalidades transformam o processo de requisição interna num sistema fiável, colaborativo e adaptado à realidade dinâmica das empresas industriais.

2. Central de Compras

A Central de Compras do ProboolIM^® permite transformar o processo de aquisição de materiais, equipamentos e serviços num ciclo totalmente digitalizado, com ligação direta às requisições internas e integração com as restantes unidades funcionais da empresa — desde a origem do pedido até à receção.

Conversão automatizada de requisições em ordens de compra, com análise de prioridades e origem dos pedidos;

Consulta de stocks e reserva direta a partir do armazém, evitando compras desnecessárias;

Envio de pedidos de cotação por email, com registo automático dos contactos efetuados;

Parametrização do número de orçamentos exigidos, por artigo ou família, conforme regras internas;

Gestão e controlo de orçamentos pendentes, com seguimento por estado e fornecedor;

Comparação automática de propostas, com possibilidade de avaliação manual com critérios definidos;

Armazenamento digital das propostas, associadas diretamente aos processos de compra;

Personalização dos emails de solicitação de orçamentos, com campos pré-preenchidos;

Controlo de desvios de preços por item adquirido, permitindo monitorização e atuação preventiva;

Emissão automatizada de ordens de compra, com envio de documentos e emails personalizados;

Gestão documental de toda a correspondência trocada, assegurando total rastreabilidade;

Visualização detalhada das linhas das ordens de compra, com ligação direta à requisição de origem.

A aplicação de algoritmos preditivos nesta UFC permite melhorar o planeamento de compras e encomendas, ajustando-as a padrões históricos de consumo, lead times e sazonalidades. O sistema antecipa necessidades com base em múltiplas variáveis, reduzindo desperdícios e melhorando a disponibilidade de materiais. Ao centralizar e automatizar os processos de aquisição, o ProboolIM^® garante uma gestão de compras eficiente, rigorosa e perfeitamente alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.